Make.com vs. Zapier: Prozessautomatisierung für KMU im Vergleich

Jedes KMU hat Abläufe, die sich wiederholen. Kontaktformular ausfüllen, Daten in die Tabelle kopieren, E-Mail an den Kunden schicken, Aufgabe im Projektmanagement Tool anlegen. Jeden Tag. Per Hand. Das kostet Zeit, nerft und produziert Fehler.

Prozessautomatisierung löst genau dieses Problem. Du baust einmal einen Workflow, der diese Schritte automatisch erledigt. Kein Programmierer nötig. Und die zwei grössten Plattformen dafür heissen Zapier und Make.com.

Ich arbeite täglich mit beiden. Make.com nutze ich für meine eigenen Projekte und für Kundenprojekte als Hauptplattform. Zapier kenne ich aus früheren Projekten und von Kunden, die damit angefangen haben. Dieser Vergleich basiert auf echter Erfahrung, nicht auf Spec Sheets.

Zapier: Der bekanntere Name

Zapier gibt es seit 2011. Die Plattform ist bekannt, etabliert und hat eine riesige Community. Über 6.000 Integrationen, einfache Bedienung, schnelle Einrichtung. Für simple Workflows nach dem Muster "Wenn X passiert, dann tue Y" ist Zapier nach wie vor eine solide Wahl.

Ein typischer Zapier Workflow (dort "Zap" genannt): Neues Kontaktformular auf der Website ausgefüllt, Daten automatisch in ein Google Sheet schreiben, Benachrichtigung per Slack senden. Das ist in 10 Minuten eingerichtet und funktioniert zuverlässig.

Wo Zapier stark ist

• Einstiegsfreundlichkeit: Wer noch nie automatisiert hat, versteht Zapier in 30 Minuten.
• Integrationen: 6.000+ Apps. Fast alles, was du brauchst, ist dabei.
• Templates: Vorgefertigte Zaps für gängige Workflows. Klicken, anpassen, fertig.
• Dokumentation: Ausführlich und gut geschrieben.

Wo Zapier an Grenzen stösst

• Preis: Zapier rechnet pro "Task" ab. Jede Aktion in einem Zap kostet einen Task. Bei komplexen Workflows mit mehreren Schritten summiert sich das schnell. Der Professional Plan startet bei 49 USD pro Monat für 2.000 Tasks.
• Lineare Struktur: Zaps laufen streng linear: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. Verzweigungen (Paths) gibt es erst in höheren Tarifen. Parallele Abläufe sind umständlich.
• Fehlerbehandlung: Rudimentär. Wenn ein Schritt fehlschlägt, bricht der Zap ab. Eigene Fehlerlogik (Retry, Fallback, Benachrichtigung) ist nur eingeschränkt möglich.
• Datentransformation: Sobald du Daten umformatieren, filtern oder berechnen musst, wird es in Zapier schnell unübersichtlich.

Make.com: Der visuelle Workflow Builder

Make.com (ehemals Integromat) ist seit 2012 auf dem Markt, in Europa entwickelt und deutlich weniger bekannt als Zapier. Was nicht heisst, dass es weniger kann. Im Gegenteil.

Der grösste Unterschied fällt sofort auf: Make.com zeigt dir jeden Workflow als visuelles Diagramm. Du siehst den gesamten Datenfluss auf einen Blick, mit Verzweigungen, Filtern, Schleifen und Fehlerbehandlung. Das ist nicht nur hübscher als Zapiers lineare Liste. Es ist funktional überlegen, weil du komplexe Logik visuell verstehst und debuggen kannst.

Wo Make.com stark ist

• Visueller Editor: Der Szenario Builder zeigt Workflows als Flussdiagramm. Verzweigungen, parallele Routen und Schleifen sind sofort erkennbar.
• Preismodell: Make rechnet nach Operationen ab, nicht nach Workflows. Der Core Plan startet bei 9 USD pro Monat für 10.000 Operationen. Das ist für die meisten KMU deutlich günstiger als Zapier.
• Fehlerbehandlung: Eingebaute Error Handler mit Retry, Ignore, Resume und Break Optionen. Du bestimmst exakt, was bei einem Fehler passiert.
• Datentransformation: Eingebaute Funktionen zum Umformatieren, Berechnen, Filtern und Aggregieren von Daten. Direkt im Workflow, ohne externe Tools.
• HTTP/Webhook Module: Auch ohne offizielle App Integration kannst du jede API ansprechen. Extrem flexibel.
• Datenstrukturen und Data Stores: Eigene Datenbanken innerhalb von Make. Für Zwischenspeicherung, Lookup Tabellen oder einfache CRM Funktionen.

Wo Make.com Nachteile hat

• Lernkurve: Steiler als bei Zapier. Der visuelle Editor ist mächtig, aber am Anfang braucht man 1 bis 2 Stunden, um die Logik zu verstehen.
• Weniger Integrationen: Ca. 1.800 offizielle Apps gegenüber 6.000 bei Zapier. In der Praxis fehlt selten etwas, weil das HTTP Modul fast alles abdeckt.
• Community: Kleiner als bei Zapier. Weniger Tutorials, weniger Foren, weniger Youtube Videos für Einsteiger.

Preisvergleich: Was kostet was?

Hier wird es für KMU richtig interessant. Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen hat 5 Workflows, die zusammen ca. 5.000 Aktionen pro Monat auslösen.

Für KMU mit begrenztem Budget ist das ein klarer Entscheidungsfaktor.

Praxisbeispiel: Kontaktformular Automatisierung

Ein typischer Workflow, den jedes Unternehmen braucht: Jemand füllt das Kontaktformular auf der Website aus. Was soll passieren?

1. Formulardaten werden in ein CRM oder eine Tabelle geschrieben
2. Der Kunde bekommt eine automatische Bestätigungsmail
3. Der Inhaber bekommt eine Benachrichtigung per Slack oder WhatsApp
4. Wenn der Lead aus Trier kommt, wird er als "lokal" markiert
5. Nach 3 Tagen ohne Antwort wird ein Follow Up erinnert

In Zapier brauchst du dafür mindestens 2 Zaps (weil die Verzweigung "lokaler Lead" einen eigenen Path braucht, der nur in höheren Tarifen verfügbar ist). Den zeitverzögerten Follow Up realisierst du mit einem separaten Zap und einem Delay Step. Das wird schnell unübersichtlich.

In Make.com baust du das als ein einziges Szenario. Der Router verzweigt den Datenfluss nach Standort. Der Schedule Modul kümmert sich um den Follow Up. Fehlerbehandlung ist eingebaut. Du siehst den gesamten Ablauf auf einem Bildschirm und weisst genau, was wann passiert.

Für wen ist welche Plattform richtig?

Zapier ist gut für dich, wenn:

• Du nur 1 bis 3 einfache Workflows brauchst (Wenn X, dann Y)
• Du keine Lust hast, dich in eine neue Oberfläche einzuarbeiten
• Deine Workflows linear sind und keine Verzweigungen brauchen
• Budget keine Rolle spielt

Make.com ist besser für dich, wenn:

• Du mehrere Workflows brauchst oder planst
• Deine Abläufe Verzweigungen, Bedingungen oder Schleifen enthalten
• Du Budget sparst und trotzdem mächtige Automatisierung willst
• Du Daten transformieren, filtern oder zwischenspeichern musst
• Du langfristig skalieren willst, ohne dass die Kosten explodieren

Meine ehrliche Empfehlung

Ich empfehle Make.com. Nicht weil Zapier schlecht ist, sondern weil Make.com für KMU das bessere Gesamtpaket bietet. Mehr Flexibilität, bessere Fehlerbehandlung, deutlich günstigerer Preis. Die steilere Lernkurve am Anfang lohnt sich, weil du danach Workflows bauen kannst, die mit Zapier entweder gar nicht oder nur mit teuren Workarounds möglich sind.

In meiner täglichen Arbeit für Unternehmen in Trier und der Region baue ich Automatisierungen ausschliesslich mit Make.com. Kontaktformulare, die direkt ins CRM laufen. Angebote, die automatisch als PDF generiert und per E-Mail verschickt werden. Buchungsbestätigungen, die ohne manuellen Eingriff beim Kunden landen. All das funktioniert zuverlässig, kostet wenig und spart meinen Kunden jeden Tag Zeit.

Wie du anfängst

Beide Plattformen bieten kostenlose Einstiegspläne an. Bei Zapier bekommst du 100 Tasks pro Monat (das reicht für ein paar Tests). Bei Make.com bekommst du 1.000 Operationen pro Monat (das reicht für einen echten Workflow im Dauerbetrieb).

Mein Tipp: Nimm dir einen konkreten Ablauf in deinem Unternehmen, der dich regelmässig nervt. Etwas, das du jede Woche von Hand machst und das immer gleich abläuft. Genau das automatisierst du als erstes. Wenn du merkst, wie viel Zeit das spart, kommst du von alleine auf die nächste Idee.

Und wenn du nicht die Zeit oder Lust hast, dich selbst einzuarbeiten: Genau dafür bin ich da. Ich baue Workflow Automatisierungen für KMU, die sofort funktionieren und sich in Wochen amortisieren.