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KI-AUTOMATISIERUNG

Prozessautomatisierung
für KMU in Trier

Du kopierst Daten von A nach B. Du schreibst dieselbe E-Mail zum fünften Mal. Eine Anfrage geht im Postfach unter und ist am Freitag kalt. Ich richte diese Abläufe mit Make.com und KI so ein, dass niemand mehr abtippt und du nur dort eingreifst, wo deine Entscheidung gefragt ist. Der erste Workflow steht meist in einer Woche.

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15 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verpflichtung.

Symbolbild, mit künstlicher Intelligenz erzeugt. Passend zum Thema, aber kein echtes Uhrwerk.
Vorher und nachher

So verändert Prozessautomatisierung
deinen Arbeitsalltag

Dein Montag ohne Automatisierung
  • Kundenanfrage landet im Postfach. Du merkst es erst nach 3 Stunden.
  • Du tippst Name, E-Mail und Anliegen ins CRM ab
  • Du schreibst eine Bestätigungsmail. Copy, Paste, anpassen, senden.
  • Du erstellst einen Ordner, benennst Dateien um, verlinkst alles manuell
  • Abends merkst du: Eine Anfrage ist komplett untergegangen
Dein Montag mit Prozessautomatisierung
  • Kundenanfrage kommt rein. Make.com reagiert sofort.
  • Kontakt wird automatisch im CRM angelegt, kategorisiert, zugeordnet
  • Personalisierte Bestätigung geht raus, bevor du den Kaffee fertig hast
  • Ordner erstellt, Dateien benannt und verknüpft. Ohne einen Klick.
  • Im Protokoll siehst du, was wann passiert ist. Du hast den Kopf frei.

Kein Pilotprojekt, das ewig dauert. Ein konkreter Workflow, der meist in einer Woche steht und ab dem ersten Tag läuft.

Konkrete Beispiele

Workflow-Automatisierung im KMU:
fünf Abläufe für den Anfang

E-Mail-Sortierung

Montag, 8 Uhr, 47 neue E-Mails. Wer die manuell sortiert, ist schnell eine Stunde beschäftigt. Mit einem Workflow landen Kundenanfragen samt Zusammenfassung im CRM, Rechnungen im Buchhaltungsordner und Newsletter in einem Ordner für später. Die KI schlägt die Einordnung vor. Was unklar ist, bleibt markiert im Postfach liegen.

Rechnungsverarbeitung

Eine Rechnung kommt als PDF. Die KI liest Betrag, Datum und Absender aus, trägt alles in Lexoffice oder DATEV ein und legt die Datei am richtigen Ort ab. Du prüfst und gibst frei. Gebucht wird erst nach deinem OK. Statt abzutippen, klickst du.

Kundenanfragen beantworten

"Haben Sie am Samstag auf?" "Was kostet eine Beratung?" Solche Fragen beantwortet ein Assistent in Sekunden, auch nachts. Er stützt sich auf Informationen, die du freigegeben hast, gibt sich als KI zu erkennen und kann sich trotzdem irren. Deshalb geht alles, was nach Sonderfall aussieht, mit Zusammenfassung an dich.

Daten synchronisieren

Neuer Kunde im CRM? Der Kalender zieht nach, die Willkommensmail geht raus, das Reporting wächst um eine Zeile. CRM, Kalender, Rechnungssoftware und Website sprechen miteinander. Du pflegst Daten genau einmal.

Social Media und Content

Du veröffentlichst einen Blogbeitrag. Der Link geht an LinkedIn, in den Newsletter und in deine interne Dokumentation. Einmal klicken, dreifach verteilt. So sieht Workflow-Automatisierung für Inhalte aus.

Dein Ablauf

Du hast einen Prozess, der dich jede Woche Zeit kostet? Erzähl mir davon. Viele Abläufe sind einfacher zu automatisieren, als sie sich anfühlen. Manche auch nicht, und auch das erfährst du im Quick-Check.

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Erst der Prozess, dann die Technik

Wann sich Prozessautomatisierung lohnt und wann nicht

Nicht jeder Ablauf gehört in einen Workflow. Meine Faustregel: Was du mehr als dreimal pro Woche manuell erledigst und nach festen Regeln entscheidest, ist ein Kandidat. Was jedes Mal anders läuft, weil es Fingerspitzengefühl braucht, bleibt bei dir. Und ein chaotischer Ablauf wird nicht besser, nur weil ihn eine Maschine schneller wiederholt.

Darum schaue ich zuerst auf den Prozess und erst danach auf die Technik. Wie das konkret aussieht, steht im Beitrag Prozessanalyse vor der Automatisierung. Ein naheliegender Einstieg ist das Postfach. Welche Mails du zuerst automatisierst, zeigt der Beitrag E-Mail-Automatisierung für Betriebe. Wo KI im Kleinbetrieb wirklich hilft und wo nicht, liest du unter KI Automatisierung für KMU.

Lohnt sich ein Ablauf bei dir nicht, hörst du das im Quick-Check, bevor du Geld ausgibst.

Die Technik dahinter

Warum ich Workflows
meist in Make.com baue

Der Grund ist unspektakulär: Du siehst, was passiert. Jeder Ablauf ist eine Karte aus Modulen, jeder Durchlauf hinterlässt ein Protokoll, verständlich auch ohne Programmierkenntnisse. Make.com verbindet über 1.500 Apps, darunter Google Workspace, Microsoft 365, Lexoffice, DATEV und HubSpot, und wächst mit, wenn dein Betrieb wächst.

Make.com ist nicht die einzige Wahl. n8n kommt in Frage, wenn die Software auf einem eigenen Server laufen soll, Zapier ist schnell eingerichtet. Wie sich Make.com und Zapier bei Kosten, Fehlerbehandlung und Datenschutz unterscheiden, steht im Vergleich Make.com und Zapier für KMU.

Für die KI-Schritte setze ich auf OpenAI, Claude oder andere Sprachmodelle. Welches passt, hängt von der Aufgabe und vom Datenschutzbedarf ab. Das kläre ich mit dir im KI-Fahrplan.

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FAQ

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung heißt: Wiederkehrende Abläufe laufen nach festen Regeln durch, ohne dass jemand Daten abtippt. Ein Beispiel: Jemand füllt dein Kontaktformular aus. Der Kontakt landet im CRM, der Kunde bekommt eine Bestätigung, du bekommst eine Nachricht. Mit KI geht das weiter: Sie liest Texte, ordnet Anfragen ein und entwirft Antworten. Die Regeln und die Freigabe bleiben bei dir.
Die, die du mehr als dreimal pro Woche manuell erledigst und nach festen Regeln entscheidest: Anfragen ins CRM übernehmen, Termine bestätigen, Rechnungen erfassen, Angebote verschicken, Daten zwischen Programmen abgleichen. Fang mit einem einzigen Ablauf an. Wenn er läuft, siehst du selbst, was als Nächstes dran ist.
Das hängt vom Ablauf ab: wie viele Programme beteiligt sind, wie viele Sonderfälle es gibt und ob KI-Schritte dazukommen. Einen Pauschalpreis nenne ich deshalb nicht. Im kostenlosen Quick-Check schaue ich mit dir, was dein Ablauf braucht. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot, bevor ich anfange. Dazu kommen laufende Gebühren für die Programme selbst, etwa die Make.com Lizenz je nach Volumen. Ein Abo bei mir brauchst du dafür nicht.
In aller Regel ja. Make.com verbindet über 1.500 Apps, darunter Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, HubSpot, Lexoffice und DATEV. Fehlt ein Programm, geht es oft über eine Schnittstelle oder einen Webhook. Soll die Software auf einem eigenen Server laufen, ist n8n eine Alternative. Was zu dir passt, kläre ich mit dir im Quick-Check.
Der Auslöser ist ein Baustein, der dein Postfach beobachtet, zum Beispiel für Gmail, Outlook oder IMAP. Sobald eine neue Mail eintrifft, startet der Ablauf. Die KI liest Betreff und Text und ordnet die Mail ein, etwa als Anfrage, Rechnung oder Sonstiges. Der Workflow macht daraus die passende Aktion: einen Eintrag im CRM, die Ablage im Buchhaltungsordner oder eine Nachricht an dich. Unklare Fälle bleiben im Postfach und werden markiert.
Nein. Du erklärst den Ablauf so, wie du ihn heute erledigst. Ich übersetze ihn in einen Workflow. Make.com hat eine visuelle Oberfläche, Programmierkenntnisse brauchst du nicht. Zum Start gibt es eine Einführung. Danach greifst du nur ein, wenn der Workflow dir einen Fall zur Freigabe vorlegt oder sich an deinem Ablauf etwas ändert.
Einfache Workflows wie die E-Mail-Sortierung oder die Rechnungserfassung stehen meist in 1 bis 3 Tagen. Anbindungen mit mehreren Systemen brauchen 1 bis 2 Wochen. Die Einschätzung bekommst du vorab, realistisch und ohne eingebaute Puffer-Wochen.
Ja, wenn die Datenflüsse sauber geplant sind. Ich lege vorab fest, welche Daten durch welches Programm laufen, und richte es so ein, dass der KI-Schritt nur die Daten bekommt, die er braucht. Wo es geht, laufen die Daten über Rechenzentren in der EU. Welche Auftragsverarbeitungsverträge dein Betrieb abschließt und ob ein Drittlandtransfer zulässig ist, bewertest du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt. Ich liefere dafür die Übersicht der Datenflüsse. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Klassische Automation folgt festen Regeln: Wenn X passiert, dann Y. KI-Automatisierung kann Texte verstehen, einordnen und auf wechselnde Eingaben reagieren. Für die meisten Abläufe in kleinen Betrieben ist klassische Automation der richtige Einstieg. KI kommt dann dort dazu, wo Texte gelesen oder sortiert werden müssen.
Erste Schritte

So läuft ein Projekt ab

Fang mit einem einzigen Workflow an. Im Quick-Check findest du mit mir heraus, wo die Zeit liegen bleibt. Danach baue ich: Einfache Abläufe stehen meist in 1 bis 3 Tagen, Anbindungen mit mehreren Systemen in 1 bis 2 Wochen.

15 Min Quick-Check

Du zeigst mir, wo bei dir die meiste Zeit liegen bleibt. Du gehst mit einer konkreten Einschätzung raus, auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht. Kostenlos, per Video, ohne Verpflichtung.

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30 Min KI-Fahrplan

Ich gehe mit dir deine Abläufe durch, setze Prioritäten und lege die nächsten Schritte fest. Auf Wunsch bekommst du danach ein Angebot für den ersten Workflow. Ebenfalls kostenlos.

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Beschreib kurz, welche Aufgabe dich jede Woche Zeit kostet. Du bekommst eine Antwort meist am selben Werktag, mit meiner Einschätzung, ob und wie sie sich automatisieren lässt.

Mein Angebot richtet sich an Betriebe und Selbstständige, nicht an Privatpersonen.

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Erzähl mir davon. In 15 Minuten weißt du, ob und wie er sich automatisieren lässt.

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